Рабочее место Натальи похоже на крепостную стену, отделяющую её от посетителей. Там, за этой стеной — всё, что нужно для работы: стол, компьютер, телефон, принтер и факс. Застали мы девушку перед протокольным совещанием у руководителя. Вид у неё был взъерошенный, оно и понятно: надо было подготовить к приёму гостей кабинет начальника, одновременно в приёмной толпились люди с разными бумагами, и всем срочно требовалось внимание. В то же время кто-то что-то у неё спрашивал, сбоку звонил телефон, и нужно было отвечать на звонок. Отвлекать её посторонними разговорами в этой суете не было никакой возможности. Впрочем, и после совещания картина мало изменилась. Люди шли нескончаемым потоком с бумагами, просьбами и вопросами. Настойчиво звонил телефон.
— Это не работа, а проходной двор, — ужаснулась я. — Я бы тут уже через два дня рехнулась.
— Нормально, я уже привыкла, — улыбнулась в ответ Наташа. — А вообще это ещё цветочки. Бывает и похуже.
В прошлом году Наталья Куулар вместе с шестнадцатью одногруппниками закончила исторический факультет Тувинского госуниверситета по специальности «документовед». Это был первый, экспериментальный выпуск новой кафедры. По сути, вуз подготовил для республики первую партию дипломированных секретарей. Ну, а поскольку на этой неделе все секретари мира отметили свой профессиональный праздник, я расспросила Наташу, чем её привлекла эта профессия. Не раз уже приходилось отражать скептические выпады в адрес своего диплома: дескать, пять лет учиться на секретаря? — фи.
— Наташа, говорить, что документовед — это секретарь, вообще корректно?
— Моя специализация — документоведение и документационное обеспечение управления. Но говоря совсем простым языком, это действительно секретарь. Точнее — делопроизводитель. Делопроизводитель ведёт ещё и документацию.
— Почему ты выбрала эту профессию?
— Я хотела поступать на исторический факультет, но понимала, что быть учителем — это не моё. Да и работу по душе найти будет непросто. В это время я увидела, что университет набирает студентов на новую специальность — документоведение. Мои родные поступили мудро, посоветовали: вот с этой профессией ты найдёшь себе применение везде. Во всяком случае, без работы не останешься. Почему бы и нет, решила я.
— Чему вас учили?
— Мы были, если честно, подопытными кроликами. Иной раз преподаватели сами терялись, как и когда преподавать ту или иную дисциплину. Уже уйдя на практику, мы сами делали выводы, что некоторые предметы надо было давать попозже, а некоторые пораньше — и мы бы лучше их усвоили.
Нас научили основам делопроизводства — то есть, мы умеем грамотно составлять документы: приказы, организационно-распорядительные документы. Мы знаем разные виды писем. Разбираемся в видах документов.
Нас учили профессиональному этикету. Но теорию надо было, по моему мнению, хорошенько оттачивать на практике. Допустим, руководителю предстоят переговоры. Нужно подготовить какие-то документы, помещение. Как всё это сделать? Как правильно расставить стаканы, где, с какой стороны должен сидеть руководитель, как поднести бумаги… Кажется, мелочи и о них не задумываешься, пока не начинается работа: и голова идёт кругом. На протокольных мероприятиях имеет значение каждое движение, каждый жест. Это у нас в Туве ещё может сойти с рук неграмотность в этих нюансах, а вот в больших городах и крупных организациях всё это очень строго.
С младших курсов нам читали трудовое право, административное и гражданское. Ещё нам читали интересный предмет об официально-деловом стиле русского языка. Ещё нам преподавали технические дисциплины, начиная с информатики и заканчивая сложными информационными технологиями. Очень нужна, оказывается, информатика. Просто правильно составить вордовский документ, отрегулировать поля — вещи, кажется, элементарные, но, придя на работу, всем этим лучше уже владеть в полной мере, чтобы не спотыкаться о них.
Была у нас машинопись — учили методу слепого печатания. Но так как давалось это уже на пятом курсе, толком освоить не успели. А жаль. Я считаю, что этот предмет надо вводить с первого курса, и как в школе проверяют технику чтения, так и тут. Кстати, хороший секретарь должен уметь в минуту отпечатать лист формата А4.
— Ты можешь?
— Нет, не могу. У меня средняя скорость печатания.
— А что ещё можно сказать, если продолжить перечень: хороший секретарь должен...
— Хороший секретарь должен быть незаметным. Он никогда не нагрубит, будет предельно вежлив со всеми всегда. Хороший секретарь никогда не опаздывает и всегда приходит раньше начальства. Хороший секретарь знает обо всём, что происходит в организации, но при этом умеет молчать. Это важное качество, потому что каждый день мимо секретаря проходит очень много информации. Хороший секретарь должен уважать своего начальника и тонко чувствовать его настроение. Должен всегда хорошо выглядеть. Иметь со всеми хорошие отношения. Хороший секретарь должен хорошо знать свою организацию: её сотрудников, структуру, номера телефонов и даже особенности взаимоотношений между сотрудниками.
— У секретарей должен быть ещё и профессиональный дресскод.
— Да. Этому нас тоже учили. В пример нам приводили аппарат правительства РФ. Зарплаты там секретари получают очень высокие, но большую часть своих доходов они вынуждены тратить на гардероб. Когда их принимают на работу, им объясняют, одежду какой марки они должны носить и какой стоимости. Относительно внешнего вида есть много правил. Это умеренность в косметике, умеренность в духах. Даже в обуви. В причёске. Главное — аккуратность. В одежде никаких ярких тонов. Юбка должна быть карандаш или тюльпан, минимум — до колена. Верх — никакого декольте. А вообще есть правила общепринятые и внутренние, корпоративные.
— Ты же молодая девушка, тебе не скучно так одеваться?
— Скучно. Но наш дресскод — это, по сути, та же форма. А форма — это хорошо, она дисциплинирует. Поэтому я нахожу, что это правильно. В красивом платье я могу на свидание сходить. А вообще можно экспериментировать с аксессуарами: серёжки, шарфик. Но чаще всего так много работы, что… какие там серёжки, какой шарфик?
Кстати, исторически секретарь был почётной должностью, которую занимали исключительно мужчины. Женской эта специальность стала только в ХХ веке: появились печатные машинки, машинистки… Вот с этого времени роль секретаря в обществе как-то снизилась и относиться к ней стали пренебрежительно.
— Секретарша…
— Если не сказать хуже: секретутка… Ужасное слово. Должность эта, повторюсь, считалась очень почётной. В моей группе, кстати, получили диплом четверо парней. И их всегда убеждали, что мужчина-секретарь — это красиво. Кстати, в силовых структурах у самых высоких чинов женщину-секретаря найти трудно. Там сидят мужчины. Правда, и должность у них называется по-другому. Если же говорить о синонимах к слову «секретарь», то это и ассистент, и офис-менеджер, и делопроизводитель. Я общалась с секретарями из крупных российских вузов — так ни один из них секретарём себя не называет. Они представляются как помощники ректора.
— Помнится, как-то ты мне доказывала, какая у тебя замечательная специальность и как много перед тобой открывается дверей.
— Многое зависит от того, в какой сфере ты работаешь: в государственной или частной структуре. Если отойти от реалий нашей республики и посмотреть дальше в Россию — можно стать помощником руководителя в какой-нибудь крупной коммерческой компании. На самом деле, этот специалист, как бы его ни называли, — правая рука руководителя. Некий серый кардинал. И, как сказало моё нынешнее руководство, принимая меня на работу, секретарь — это почти член семьи. Теоретически, если у тебя есть хорошее знание языка, на этой должности ты можешь очень хорошо продвинуться.
— Кстати, о трудоустройстве. Скольким из твоих одногруппников удалось устроиться на работу по специальности?
— Наш выпуск — 17 человек. Трое парней ушли в армию, ещё один не устроен. Из 13 девушек трое сидят дома с детьми, все остальные устроились работать по специальности. Работают секретарями и в отделах кадров. На работу все устроились в течение полугода. Наша профессия действительно востребована.
— То есть, таких специалистов, как вы, мало?
— Да. Есть специалисты, которые прошли какие-то короткие курсы. А вот из таких, которые бы учились профессии пять лет за партой, — мы первые. Сейчас любой руководитель знает, что такое безграмотный секретарь и делопроизводитель. Это кошмар. После первой же практики на учёбу мы все вернулись потрясённые. Мы увидели специалистов, которые прошли краткосрочные курсы — знаний у них практически никаких, и делается всё, как попало. На втором курсе наши девочки проходили практику в одном ведомстве — так они просто взвыли от порядков, которые там царят. Помимо того, что там определённый дресскод и фейс-контроль, оказалось, что никакие нормы и правила, принятые в документообороте, там не признаются. Хороших специалистов, если честно, мы увидели мало. Поэтому нас с нашими дипломами после окончания вуза брали на работу, что называется, с руками и ногами.
Конечно, не во всех организациях работа секретаря — это вечное коловращение. Бывает всё намного проще и спокойнее. В Тувинском госуниверситете, где несколько сотен сотрудников и порядка пяти тысяч студентов, работу в приёмной ректора «тёпленьким местечком» не назовёшь. Это тяжёлый труд, с которым не каждый справится. А надо ведь не только подтвердить, что ты грамотный специалист, но ещё и собственное лицо сохранить, то есть, приберечь нервишки. Так что секретарь секретарю рознь. Одно непреложно: будущее — за грамотными специалистами.
Виктория КОНДРАШОВА